Svi upravljaju projektima – čak iako njihov službeni naslov nije „voditelj projekta“. Bez obzira na vašu djelatnost, u dinamičkom okruženju upravljanje projektima je ključno za postizanje poslovnih ciljeva. Projekt menadžment se može definirati kao stvarni, trenutni proces kreiranja, organiziranja i izvršavanja plana kako bi se ispunili određeni ciljevi. Međutim, upravljanje projektima je u praksi mnogo opsežnije. Sposobnost da se projekti isporučuju prema zadanom rasporedu i budžetu, a u skladu s poslovnim ciljevima ključno je za postizanje prednosti u današnjem izuzetno konkurentnom globalnom poslovnom okruženju. Tu na scenu stupaju voditelji projekata – projekt menadžeri. Da bi proveli složen projektni zadatak moraju kombinirati organizacijske i analitičke vještine s međuljudskim odnosima.

A da bi ušli u srž projekt menadžmenta, potrebno je prvo definirati pojam „projekt“. Svi su se susreli s bezbroj „projekata“, kako tijekom školovanja tako i na poslu, ali koja je stvarna definicija? The Project Management Institute definira projekt kao privremeni poduhvat uložen u stvaranje jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata. Ova jedinstvena definicija sadrži nekoliko ključnih stvari:

• Riječ „privremeno“ znači da projekti moraju imati definiran početak i kraj. To znači da svaki projekt mora sadržavati vremenski okvir, opseg i resurse. Činjenica da je to privremena aktivnost s početkom i krajem također znači da nije dio tekućih operacija.
• Svrha projekta mora biti “stvaranje jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata.” To znači da će projekt biti pokrenut kako bi se postigao određeni cilj koji je obično izvan područja tipičnog svakodnevnog poslovanja. To znači da bi projektni tim mogao uključivati ​​ljude koji obično ne rade zajedno i zahtijevaju resurse koji su obično izvan okvira svakodnevnih operacija.

Bez obzira na to, svaki projekt mora imati sljedeće komponente

• Cilj: što se pokušava postići?
• Vremenski tijek: kada to pokušavaš postići?
• Proračun/budžet: koliko će to koštati?
• Obuhvaćeni korisnici: koja je društvena ili poslovna skupina obuhvaćena i uključena u projekt?
• Voditelj projekta: osoba koja će osiguravati da sve što treba biti dovršeno bude dovršeno?

Projekt koji se treba realizirati nije nešto rutinsko – svakodnevne operacije ili održavanje se ne smatraju projektnim aktivnostima jer nemaju definitivan početak i kraj.

Sada možemo definirati projekt menadžment kao disciplinu – to je primjena specifičnog skupa vještina, znanja i tehnika kako bi se zadani projekt dovršio prema zadanim zahtjevima. Svodi se na identificiranje problema, stvaranje plana za rješenje problema, a zatim izvršenje na tom planu dok problem nije riješen. Na prvu zvuči jednostavno, dok u praksi puno faktora ulazi u svaku od navedenih fazi postupka.

Pet je faza upravljanja projektom:

• Iniciranje: cilj ove faze je definiranje projekta i ciljeva projekta.
• Planiranje: u ovoj fazi se definiraju hodogram i opseg aktivnosti, uz stvaranje projektnog tima.
• Izvođenje i nadzor: u ovoj fazi izvode se projektne aktivnosti uz ostvarivanje određenih rezultata. Pri tome projekt menadžeri nadgledaju, evaluiraju i usmjeravaju projektne aktivnosti u skladu s zadanim planom.
• Zatvaranje: projekt je dovršen, održava se evaluacija i prijenos drugom timu koji će ga održavati.

Zašto je ustvari važan projekt menadžment u poslovanju jedne organizacije?

• Pomaže poboljšati postupke planiranja i izvođenja projekta uz pridržavanje projektnog proračuna, rasporeda aktivnosti i opsega aktivnosti.
• Brže i jednostavnije rješava zapreke projekta i probleme koji mogu eskalirati.
• Identifikacija problema i prekid aktivnosti koje nemaju relevantnu vrijednost.
• Učinkovitija suradnja između projektnih timova.
• Identifikacija i predviđanje rizika.